Beveiligd document

Voer het wachtwoord in om de presentatie te bekijken

Bottle Promotions
Eén plek voor elke order

Van acht plekken naar één. Een orderdashboard dat aansluit op hoe er nu al gewerkt wordt.

September 2026

Scroll ↓
1 / 9
Het echte probleem

De informatie staat overal, behalve op één plek

Eén order laat zijn sporen achter op acht plekken. Het stuk dat nergens staat, zit in iemands hoofd.

1 order waar staat hij, en wat is er afgesproken? Persoonlijke inbox de klantmail zelf Gedeelde mailbox bpaccountmanager 2 en 3 Bijlagen artwork, los in de mail DTP-briefing aparte mailwisseling Goedkeuring een mailtje: 'akkoord' Lifeline Excel, gedeeld met Bax Oracle order en OC In iemands hoofd wat er is afgesproken
2 / 9
Wat er misgaat

Wat dat elke dag kost

Vijftien nieuwe orders per dag, 200 à 250 tegelijk onderhanden. Alles hieronder gebeurt dus niet één keer.

Alles moet eerst opgezocht worden
Voor één vraag over een order duikt iemand in een mailbox, soms in de Excel en soms in Oracle. Elke dag opnieuw, bij elke vraag.
Stille orders vallen niet op
Een order die op een klantantwoord wacht, staat stil zonder dat iemand het merkt.
De kennis zit in hoofden
Wat er met een klant is afgesproken weet vaak één persoon. Is die er niet, dan begint het zoeken van voren af aan.
Orders stuiteren terug
DTP stuurt een order terug als het ontwerp meer drukkleuren bevat dan geoffreerd, als er technisch een witte onderlaag bij moet, of als informatie ontbreekt. Logistics net zo. Nu is dat een mailtje dat ergens in een inbox landt.
3 / 9
De oplossing

Alles wat bij een order hoort, bij elkaar

Geen nieuw proces. Dezelfde stappen, maar de informatie staat bij elkaar. En blijft bij elkaar.

Het orderdashboard Status, fase en eigenaar Klantgegevens en afleveradres Flesconfiguratie, printkleuren en Pantone Printbestanden en visual proofs Oracle-ordernummer, OC en goedkeuring Tijdlijn: wie deed wat, wanneer Outlook de klant mailt, zoals altijd Copilot-prompt ± 30 sec Outlook jullie mailen, zoals altijd Mailsjabloon kopiëren Lifeline (Excel) staat als stap in het proces Oracle invoer blijft handwerk Geen koppeling met deze twee, dus geen securitytraject. Wel allebei een stap in het dashboard, met de gegevens invoerklaar.
4 / 9
De flow

Negen stappen, en zichtbaar wanneer er één teruggaat

Dezelfde route als nu. Alleen ligt nu vast waar een order is, en waarom hij terugkomt.

Nieuw In behandeling Voorraad & capaciteit Bij DTP Oracle- invoer Goedkeuring klant Bij Logistics In productie Afgerond DTP stuurt terug: technische reden meer drukkleuren of een witte onderlaag Klant keurt de visual af DTP maakt een nieuwe proof Logistics hoeft niets meer terug te sturen het dossier is al compleet gebeurt in de Lifeline-Excel staat als stap in het order proces invoer blijft handwerk gegevens staan invoerklaar
5 / 9
De belofte

Waar de winst zit

Niet in een nieuw proces, maar in het wegnemen van zoekwerk en onduidelijkheid.

01
Niets meer opzoeken
De vraag “waar staat deze order?” is één klik in plaats van een zoektocht. En een andere afdeling inlichten is een paar klikken in hetzelfde scherm: geen sjabloon zoeken, geen gegevens overtypen.
02
Kennis uit de hoofden
Wat er is afgesproken staat vast bij de order, niet in iemands geheugen. Vakantie, ziekte of een collega die overneemt is geen risico meer.
03
Terugsturen wordt zichtbaar
Stuurt DTP een order terug om de kleuren, dan is dat een geregistreerde stap met een reden, niet een mailtje. Inside Sales, DTP en Logistics kijken naar dezelfde waarheid, en na een paar maanden is te zien wáár structureel kansen zitten voor verbetering.
6 / 9
Mail

Outlook blijft waar het werk gebeurt

Geen koppeling met de mailbox, en dat hoeft ook niet.

In
Copilot haalt de order eruit
Een kant-en-klare prompt trekt de ordergegevens uit de mailketen in een vast formaat. Plakken in het dashboard en het staat er. Ongeveer een halve minuut, en wat de klant niet heeft verteld is meteen zichtbaar.
Uit
De tekst staat al klaar
Informatie opvragen, de DTP-briefing, iets ter goedkeuring sturen: het dashboard levert de tekst met alle ordergegevens er al in. Geen sjabloon zoeken, geen gegevens overtypen. Versturen doet u vanuit Outlook, zoals altijd. Geeft Garmin IT groen licht om rechtstreeks vanuit het dashboard te versturen, dan is dat een kleine stap.
✓
Geen securitytraject nodig
Een koppeling met een Garmin-mailbox is een traject op zich, met een onzekere uitkomst en een lange doorlooptijd. Deze route omzeilt dat volledig, en werkt vanaf dag één.
Later mogelijk, zonder koppeling: de klantmail doorsturen naar een eigen adres, waar een AI-model de ordergegevens er automatisch uit haalt en klaarzet in het dashboard. Geen toegang tot de Garmin-mailbox nodig: doorsturen kan iedereen.
7 / 9
Aanpak

Van knopen doorhakken naar in gebruik

Drie tot vijf weken bouwen, daarna stap voor stap uitbreiden.

Week 0
Knopen doorhakken
  • Procesvolgorde vaststellen
  • Vraag uitzetten bij Garmin IT
  • Gebruikerslijst ophalen
Week 1–3
De eerste versie bouwen
  • Orderrecord, fases en blokkades
  • Orderlijst en orderdetail
  • Plakveld met parser
Week 4–5
In gebruik nemen
  • Inrichten en korte training
  • Meelopen met echte orders
  • Bijschaven waar het schuurt
Daarna
Verbeteren wat opvalt
  • Extra sjablonen en prompts
  • Klantportaal voor goedkeuring
  • Rapportage en inzicht in stilstand
Het draagvlak is er al: de huidige flow is uitgeschreven door de mensen die het werk doen: Inside Sales, DTP en Logistics samen. Dit dashboard legt hun eigen proces vast, het vervangt het niet.
8 / 9
Volgende stap

Zullen we de flow samen doorlopen?

Eén sessie met Inside Sales, DTP en Logistics: kloppen de negen stappen, waar hoort de voorraadstap precies, en welke mailteksten willen jullie standaard klaar hebben?

Plannen of eerst doorpraten?

redfactory.nl
8 → 1
plekken waar de order leeft
3–5 wk
tot in gebruik
0
koppelingen met Garmin-systemen
9 / 9