Beveiligd document

Voer het wachtwoord in om de presentatie te bekijken

Bottle Promotions
Eén plek voor elke order

Van acht plekken naar één. Een orderdashboard dat aansluit op hoe er nu al gewerkt wordt.

September 2026

Scroll ↓
1 / 9
Het echte probleem

De informatie staat overal, behalve op één plek

Eén order laat zijn sporen achter op acht plekken. Het stuk dat nergens staat, zit in iemands hoofd.

1 order waar staat hij, en wat is er afgesproken? Persoonlijke inbox de klantmail zelf Gedeelde mailbox bpaccountmanager 2 en 3 Bijlagen artwork, los in de mail DTP-briefing aparte mailwisseling Goedkeuring een mailtje: 'akkoord' Lifeline Excel, gedeeld met Bax Oracle order en OC In iemands hoofd wat er is afgesproken
2 / 9
Wat er misgaat

Wat dat elke dag kost

Vier dingen die bij elke order kunnen spelen.

Alles moet eerst opgezocht worden
Voor één vraag over een order duikt iemand in een mailbox, soms in de Excel en soms in Oracle. Elke dag opnieuw, bij elke vraag.
Stille orders vallen niet op
Een order die op een klantantwoord wacht, staat stil zonder dat iemand het merkt.
De kennis zit in hoofden
Wat er met een klant is afgesproken weet vaak één persoon. Is die er niet, dan begint het zoeken van voren af aan.
Orders stuiteren terug
DTP stuurt een order terug als het ontwerp meer drukkleuren bevat dan geoffreerd, als er technisch een witte onderlaag bij moet, of als informatie ontbreekt. Logistics net zo. Nu is dat een mailtje dat ergens in een inbox landt.
3 / 9
De oplossing

Alles wat je over een order moet weten, bij elkaar

Geen nieuw proces. Dezelfde stappen, maar de informatie staat bij elkaar. En blijft bij elkaar.

Het orderdashboard Status, fase en eigenaar Klantgegevens en afleveradres Flesconfiguratie, printkleuren en Pantone Printbestanden en visual proofs Oracle-ordernummer, OC en goedkeuring Tijdlijn: wie deed wat, wanneer Website de klant bestelt zelf API-koppeling geen overtypen Outlook de klant mailt Copilot-prompt ± 30 sec Outlook jullie mailen, zoals altijd Mailsjabloon kopiëren Lifeline (Excel) staat als stap in het proces Oracle invoer blijft handwerk Geen koppeling met deze twee, dus geen securitytraject. Wel allebei een stap in het dashboard, met de gegevens invoerklaar.
4 / 9
De flow

Negen stappen, en zichtbaar wanneer er één teruggaat

Dezelfde route als nu. Alleen ligt nu vast waar een order is, en waarom hij terugkomt.

Nieuw In behandeling Voorraad & capaciteit Bij DTP Oracle- invoer Goedkeuring klant Bij Logistics In productie Afgerond DTP stuurt terug: technische reden meer drukkleuren of een witte onderlaag Klant keurt de visual af DTP maakt een nieuwe proof Logistics hoeft niets meer terug te sturen het dossier is al compleet gebeurt in de Lifeline-Excel staat als stap in het order proces invoer blijft handwerk gegevens staan invoerklaar
5 / 9
De belofte

Waar de winst zit

Niet in een nieuw proces, maar in het wegnemen van zoekwerk en onduidelijkheid.

01
Niets meer opzoeken
De vraag “waar staat deze order?” is één klik in plaats van een zoektocht. En een andere afdeling inlichten gebeurt in hetzelfde scherm, zonder mailtje en zonder gegevens over te typen.
02
Kennis uit de hoofden
Wat er is afgesproken staat vast bij de order, niet in iemands geheugen. Vakantie, ziekte of een collega die overneemt is geen risico meer.
03
Terugsturen wordt zichtbaar
Stuurt DTP een order terug om de kleuren, dan is dat een geregistreerde stap met een reden, niet een mailtje. Inside Sales, DTP en Logistics kijken naar dezelfde waarheid, en na een paar maanden is te zien wáár structureel kansen zitten voor verbetering.
6 / 9
Hoe een order binnenkomt

Twee ingangen, en mail die naar buiten gaat

De website is de schoonste route. Versturen is eenvoudig. Alleen jullie mailbox uitlezen raakt Garmin-beleid.

1
Via de website: rechtstreeks
Het bestelformulier praat via een API met het dashboard. Alle gegevens komen in één keer op de juiste plek, zonder overtypen en zonder tikfouten. Sales hoeft de order alleen nog te controleren en goed te keuren.
2
Via de mail: prompt en plakveld
Een systeem dat meeleest in een Garmin-mailbox is een securitytraject op zich. Daarom haalt een kant-en-klare Copilot-prompt de ordergegevens uit de mailketen. Plakken in het dashboard en het wordt verwerkt.
Uit
Naar buiten, en naar elkaar
Informatie opvragen bij de klant, de OC en visual ter goedkeuring sturen: de tekst staat klaar, met alle ordergegevens erin. Intern is er sowieso geen mail nodig: alle communicatie tussen afdelingen staat bij de order zelf, van de DTP-briefing tot de reden waarom iets teruggaat. Zo ziet iedereen wat er speelt. Rechtstreeks versturen vanuit het dashboard is een kleine stap zodra Garmin IT groen licht geeft.
Hoe meer orders via de website, hoe minder handwerk: die ingang is nagenoeg foutloos, dus het loont om klanten die nu mailen naar het formulier te leiden. Voor wie blijft mailen kan de klantmail later doorgestuurd worden naar een eigen adres, waar een AI-model de gegevens eruit haalt.
7 / 9
Aanpak

Van knopen doorhakken naar in gebruik

Ongeveer zes weken van eerste sessie tot in gebruik, daarna stap voor stap uitbreiden.

Week 0
Knopen doorhakken
  • Negen stappen en de voorraadstap vastleggen
  • Mailteksten en prompts afstemmen
  • Vraag uitzetten bij Garmin IT
Week 1–4
De eerste versie bouwen
  • Orderrecord, negen fases en blokkades
  • Orderlijst, orderdetail en DTP-wachtrij
  • Websitekoppeling, plakveld en mailteksten
Week 5–6
In gebruik nemen
  • Inrichten, gebruikers en korte training
  • Meelopen met echte orders
  • Bijschaven waar het schuurt
Daarna
Verbeteren wat opvalt
  • Rechtstreeks mailen zodra IT akkoord is
  • Klantportaal voor goedkeuring
  • Rapportage en inzicht in stilstand
Het draagvlak is er al: de huidige flow is uitgeschreven door de mensen die het werk doen: Inside Sales, DTP en Logistics samen. Dit dashboard legt hun eigen proces vast, het vervangt het niet.
8 / 9
Volgende stap

Zullen we de flow samen doorlopen?

Eén sessie met Inside Sales, DTP en Logistics: kloppen de negen stappen, waar hoort de voorraadstap precies, en welke mailteksten willen jullie standaard klaar hebben?

Plannen of eerst doorpraten?

redfactory.nl
1
plek waar de status van elke order staat
± 6 wk
tot in gebruik
0
koppelingen met Garmin-systemen
9 / 9